Die Belegaufbewahrungspflicht in der Praxis

Generell müssen Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die Original-Geschäftspapiere und andere für die Abgabenerhebung relevante Unterlagen nach der Bundesabgabenordnung (BAO) sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die sieben Jahre sind die sogenannte „Aufbewahrungsfrist“. Die Sieben-Jahres-Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Zum Beispiel müssen die Belege für das Kalenderjahr 2017 bis zum Ende des Kalenderjahres 2024 aufbewahrt werden.

Ebenso müssen die Belege so lange aufbewahrt werden, wie sie für ein anhängiges Verfahren (z.B. Betriebsprüfung) relevant sind.

Zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehören laut Bundesabgabenordnung in der Regel die folgenden Unterlagen:

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  Bücher und Aufzeichnungen,

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  Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Kontoauszüge, ...),

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  Geschäftsunterlagen (Schriftverkehr und E-Mail-Korrespondenz),

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  Monats- und Jahresbelege der Registrierkasse, Erfassungsprotokolle, Startbelege,

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  Inventarlisten,

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  Belege für Anlagenkäufe,

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  Lohnunterlagen (Zeitnachweise, Urlaubsnachweise, Reisekostenabrechnungen usw.)

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  sonstige Unterlagen, soweit sie für die Steuererhebung relevant sind.

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  etc

Diese Unterlagen können wie folgt aufbewahrt werden:

1. in Papierform oder

2. mit Hilfe optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Platte) oder

3. in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern).

Einfaches Einscannen und Speichern auf einem USB-Stick erfüllt die Anforderungen der Aufbewahrungspflicht nicht, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder in ihrer Reihenfolge verändert werden kann. Für die revisionssichere Archivierung eignen sich nur einmal beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder spezielle, festplattenbasierte Archivierungssoftware. Es gibt auch Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten.

Dennoch möchten wir erwähnen, dass für einige Dokumente die Originale trotzdem aufbewahrt werden müssen und es nicht ausreicht, sie nur in digitaler Form aufzubewahren. Dies gilt insbesondere, aber nicht nur, für

• Belege als Nachweis für steuerfreie Ausfuhrrechnungen mit ausländischer Vorsteuer (Zolldokumente, Transportdokumente)

• Rechnungen mit ausländischer Vorsteuer

• Verträge (z.B. Arbeits-, Miet-, Darlehens-, Leasingverträge) und andere Dokumente, die zivilrechtlich als Beweismittel dienen können

Die oben genannten Aufbewahrungspflichten und -fristen beziehen sich auf das Steuerrecht. Bitte bedenken Sie, dass Originaldokumente auch für andere Gesetze oder Zwecke (z.B. Gewährleistungsgründe) benötigt werden können.

Die Einhaltung der Belegaufbewahrungspflichten ist unerlässlich, um rechtlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wer die Fristen kennt und seine Unterlagen sorgfältig verwaltet, kann im Ernstfall Nachweise schnell vorlegen und Strafen vermeiden. Falls Sie Unterstützung bei der Belegarchivierung oder weiteren steuerlichen Fragen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.