Steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen

Als Unternehmer oder Selbständiger ist es wichtig, die steuerlichen Regelungen rund um Fahrtkosten, Kilometergeld und Reiseaufwendungen zu kennen, um alle möglichen Steuervergünstigungen in Anspruch zu nehmen und die Betriebsausgaben korrekt zu verbuchen. In diesem Beitrag gehen wir auf die verschiedenen Steueraspekte von Fahrtkosten, Tagesgeldern und den damit verbundenen Nachweisen ein.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind für Unternehmer dann absetzbar, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrt innerhalb der eigenen Stadt oder über weite Entfernungen erfolgt. Grundsätzlich können Fahrtkosten für folgende Verkehrsmittel abgesetzt werden:

Öffentliche Verkehrsmittel: Bus, Bahn, U-Bahn, Flugzeug etc.
Kraftfahrzeuge: Bei der Nutzung des eigenen PKWs für betriebliche Fahrten gelten ebenfalls steuerliche Regelungen, die den Nachweis der betrieblichen Nutzung betreffen.

Unterscheidung: Betriebs- oder Privatvermögen

Ob die Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, hängt davon ab, ob das Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet ist. Wird ein Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, zählt es als Betriebsvermögen, und sämtliche mit dem Fahrzeug verbundenen Kosten (z. B. Versicherung, Treibstoff, Wartung) können abgesetzt werden.

Für Fahrzeuge im Privatvermögen – also, wenn das Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich genutzt wird – ist der Ansatz von Kilometergeld zulässig, das als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann.

Nachweis der Nutzung

Der Nachweis der betrieblichen Nutzung eines Fahrzeugs erfolgt in der Regel über ein Fahrtenbuch, in dem detailliert der Zweck, die gefahrenen Kilometer sowie der Beginn und das Ende der Fahrt vermerkt werden müssen. Das Fahrtenbuch muss folgendes erhalten:

Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
Datum der Reise
Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
Zahl der gefahrenen Kilometer
Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
Reiseweg
Zweck der Dienstreise
Unterschrift des Dienstreisenden

Kilometergeld

Wenn das Fahrzeug nicht im Betriebsvermögen geführt wird, können Unternehmer für die betriebliche Nutzung des PKWs das Kilometergeld absetzen. Dieses Kilometergeld wird pro gefahrenem Kilometer ausgezahlt und deckt sämtliche damit verbundenen Kosten ab. Dazu gehören unter anderem die Absetzung für Abnutzung (AfA), Treibstoff, laufende Service- und Reparaturkosten, Zusatzausstattungen, sowie Ausgaben für die Autobahnvignette, Park- und Mautgebühren.

Kilometergeldsatz: Der geltende Kilometergeldsatz beträgt 0,50 EUR pro Kilometer (bis zum 31.12.2024 gilt noch der Satz von 0,42 EUR).
Mitbeförderung: Wenn weitere Personen mitbefördert werden, können zusätzlich 0,15 EUR pro Person und Kilometer geltend gemacht werden.

Wichtig: Der Nachweis für das Kilometergeld erfolgt durch ein Fahrtenbuch oder eine detaillierte Reisekostenabrechnung. Das Kilometergeld kann für höchstens 30.000 Kilometer abgesetzt werden.

Tagesgelder im Inland

Wenn Unternehmer geschäftlich unterwegs sind, können sie für die Mehraufwendungen der Verpflegung Tagesgelder geltend machen. Für Inlandsreisen beträgt das Tagesgeld 30 EUR pro Tag (bis 31.12.2024: 26,40 EUR). Ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden, kann für jede angebrochene Reisestunde das Tagesgeld anteilig berechnet werden.

Wichtig: Für eine Reise, die mit einer Nächtigung verbunden ist, können neben den Tagesgeldern auch die Kosten der Unterkunft abgesetzt werden. Diese müssen entweder durch Belege oder pauschal nach den steuerlichen Vorgaben nachgewiesen werden.

Für die Geltendmachung von Tagesgeldern muss eine "Reise" im steuerlichen Sinn vorliegen.

Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?

Wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mindestens 25 km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und
eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und
soweit kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Nächtigungsgelder im Inland

Für die Nächtigung sieht das EStG einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 Euro als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht auslangen. An Stelle des Pauschalbetrages können immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend gemacht werden, wenn die Kosten mittels Beleges nachgewiesen werden können.

Geschäftsessen während der Reise

Wenn während einer Geschäftsreise ein Geschäftsessen stattfindet, können die Kosten in Höhe von 50 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Werden zudem Tagesgelder geltend gemacht, müssen diese um je EUR 13,20 pro Mahlzeit reduziert werden.

Für Unternehmer gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Reisekosten steuerlich geltend zu machen – von Kilometergeld über Tagesgelder bis hin zu Nächtigungsaufwendungen und Geschäftsessen. Wichtig ist es, alle erforderlichen Nachweise zu führen, sei es durch ein Fahrtenbuch, eine präzise Reisekostenabrechnung oder durch die Aufbewahrung der entsprechenden Belege. So können Sie nicht nur Ihre steuerlichen Vorteile maximieren, sondern auch Ihre betrieblichen Aufwendungen effizient verwalten.