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Digitalisierung in der Steuerberatungsbranche
Die Steuerberatung ist ein Bereich, der von der fortschreitenden Digitalisierung besonders profitiert. Durch den Einsatz moderner Technologien lassen sich zahlreiche Prozesse optimieren, welche die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Klienten/Klientinnen erleichtern und die Effizienz steigern. So können Belege automatisiert verarbeitet und moderne Recherchetools genutzt werden, um Informationen schneller und präziser bereitzustellen.
Ein zentrales Beispiel für die Digitalisierung in der Steuerberatung ist die Verwendung des CAMT-Formats. Dabei handelt es sich um ein von SEPA definiertes einheitliches XML-Datenübertragungsformat für den Austausch zwischen Banken und Kunden. Durch dieses Format können Bankbewegungen schneller und automatisch verbucht werden. Prozesse, die früher manuell und zeitintensiv waren, lassen sich nun deutlich schneller abwickeln.
Heutzutage unterstützen Buchhaltungssoftwares nahezu jede Steuerberatungskanzlei bei der täglichen Arbeit. Eine ihrer größten Stärken liegt in der Automatisierung von Prozessen, die früher manuell erledigt werden mussten. Transaktionen wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Kontoauszüge können automatisch erfasst und zugeordnet werden. Auch wiederkehrende Posten wie Mietzahlungen oder Abonnements können einfach verbucht werden, indem Buchungen aus vorherigen Monaten übernommen werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern.
Trotz dieser positiven Aspekte bringt die Digitalisierung auch Risiken mit sich, vor allem im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit. Der Umgang mit sensiblen Mandantendaten erfordert höchste Sorgfalt. Daher müssen Steuerkanzleien sicherstellen, dass sie die geltenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die DSGVO, jederzeit einhalten.
Digitalisierung bei Simplify Tax
Bei Simplify Tax legen wir bereits seit Beginn großen Wert auf die Modernisierung und Digitalisierung unserer Prozesse. Wir nutzen innovative Technologien, um sowohl unseren Arbeitsalltag als auch die Zusammenarbeit mit unseren Klienten/Klientinnen zu optimieren.
Ein zentraler Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie ist die Zusammenarbeit mit der Plattform iurio. Diese speziell auf die Bedürfnisse unserer Kanzlei abgestimmte Plattform bietet eine Vielzahl nützlicher Funktionen, wie etwa die digitale, qualifizierte Signatur, den sicheren Upload und Transfer von Dokumenten sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dateien in Echtzeit. Für uns und unsere Klienten/Klientinnen bedeutet dies nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern auch eine Zeitersparnis. Klienten müssen keine Papierordner mehr in die Kanzlei bringen, sondern können ihre Belege einfach scannen oder fotografieren und digital auf iurio hochladen. Der sichere Austausch von Daten und Informationen erfolgt dabei über modernste Verschlüsselungstechniken und ist vollständig DSGVO-konform. Die Server stehen in Österreich. Ebenso ist die Plattform revisionssicher, wodurch die Belegaufbewahrungsfrist nach der BAO erfüllt ist.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung bei Simplify Tax ist die Verwendung von CAMT-Dateien. Durch diese automatisierten Kontoauszugsdaten können wir die Verbuchung der Bankkonten unserer Klienten/Klientinnen noch schneller und kostengünstiger durchführen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko, das bei manuellen Buchungen besteht.
Zudem nutzen wir bei Simplify die elektronische Signatur. Dokumente, die eine qualifizierte Signatur erfordern, können rasch und effizient digital unterschrieben werden. Die Bearbeitungszeiten verkürzen sich durch den Einsatz automatisierter Prozesse deutlich, was nicht nur den Kanzleibetrieb optimiert, sondern auch den Service für unsere Klienten/Klientinnen verbessert.
Weitere Digitalisierungsprozesse, welche wir in unserem Arbeitsalltag verwenden:
· Automatische Verbuchung von Zahlungsmittelkonten (PayPal, Strip, etc.)
· Einrichtung von Schnittstellen zwischen Kassensystemen und unserer Software (z.B. Ready2Order, HelloCash, etc.)
· Einrichtung von individuellen Schnittstellen zwischen Software der Klienten/Klientinnen und unserer Software
· Einsatz eines spezifisch für uns programmierten KI Tools (Taxbot)
· Einsatz von Finmatics, für die automatische Belegerkennung und -verbuchung
· Etc.
Die Digitalisierung bietet Steuerberatungskanzleien große Chancen. Sie ermöglicht es, Arbeitsprozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit mit Klienten/Klientinnen zu verbessern und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen.
Bei Simplify Tax haben wir diesen Wandel bereits aktiv in unsere Kanzleistrukturen integriert. Unsere digitalen Lösungen helfen uns, die Abläufe effizienter zu gestalten und die Bedürfnisse unserer Klienten/Klientinnen bestmöglich zu erfüllen sowie deren laufenden Kosten zu senken. Dadurch können wir uns auf wichtigere Tätigkeiten – wie die Beratung und optimale Steuergestaltung – konzentrieren.
Patrizia Schuster, LL.B. (WU)
Associate
Patrizia Schuster ist Tax Associate bei Simplify Tax Steuerberatung. Als engagierte Berufsanwärterin konzentriert sie sich darauf, wertvolle Unterstützung bei der Lösung steuerlicher Fragestellungen zu bieten. Ihr Ziel ist es, Unternehmen und Privatpersonen dabei zu helfen, ihre steuerliche Situation bestmöglich zu gestalten.